BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯
Số: 3775  /TB - ĐHV
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯
Nghệ An, ngày 21 tháng  11 năm 2013

 

 
 
THÔNG BÁO
Về quy trình xử lý thôi học, xóa tên, nghỉ học tạm thời đối với 
sinh viên hệ chính quy và học viên cao học 
-----------------
           
Căn cứ kết luận của Hội đồng xét thôi học, xóa tên, nghỉ học tạm thời  đối với học sinh, sinh viên, học viên (HSSVHV) họp ngày 05 tháng 11 năm 2013 và ngày 21 tháng 11 năm 2013; nhằm giải quyết kịp thời, đúng quy chế về công tác HSSV của Bộ Giáo dục và Đào tạo và chủ trương của Nhà trường, Trường Đại học Vinh thông báo quy trình, thủ tục giải quyết thôi học, xóa tên, nghỉ học tạm thời đối với  sinh viên (SV) và học viên (HV) như sau:
            I. SINH VIÊN XIN THÔI HỌC
Nhà trường xem xét, giải quyết các trường hợp SV xin thôi học theo quy trình như sau:
1. SV có nguyện vọng xin thôi học làm đơn theo mẫu đã được đăng trên website của Trường (vinhuni.edu.vn/các phòng ban/Phòng CTCT – HSSV/mẫu văn bản dành cho HSSV và HV), sau đó xin ý kiến của Trợ lý quản lý sinh viên và Trưởng khoa chủ quản.
2. Phòng Công tác chính trị và HSSV tiếp nhận đơn, lập danh sách SV xin thôi học chuyển cho phòng Kế hoạch – Tài chính. Sau 01 ngày (kể từ ngày nhận hồ sơ từ phòng CTCTHSSV), Phòng Kế hoạch – Tài chính tính mức đền bù kinh phí đào tạo và chuyển lại danh sách và mức đền bù kinh phí của SV cho phòng Công tác chính trị và HSSV để Phòng Công tác chính trị và HSSV hoàn chỉnh hồ sơ, làm Quyết định trình Hiệu trưởng phê duyệt.
3. SV nhận Quyết định thôi học và thực hiện việc đền bù kinh phí đào tạo  tại Phòng Công tác chính trị và HSSV. Đồng thời nhận Giấy giới thiệu thanh toán các khoản nợ đối với các đơn vị trong trường (theo mẫu).
4. HSSV nộp Giấy đã hoàn thành các khoản nợ và nhận hồ sơ tại phòng Công tác chính trị và HSSV (phòng Quản lý hồ sơ).          
5. Thời gian trả Quyết định thôi học cho SV là 05 ngày (trừ ngày thứ 7,   chủ nhật và ngày lễ) kể từ ngày nhận đơn.
          II. XÓA TÊN SINH VIÊN
1. Đối với sinh viên bỏ học
1.1. SV bỏ học quá 15 ngày không có lý do chính đáng, Trưởng khoa chỉ đạo Trợ lý Quản lý sinh viên xác minh lý do và thông báo đến địa phương, gia đình để phối hợp xử lý (thông báo gửi bảo đảm qua phòng Hành chính - Tổng hợp). Hội đồng kỷ luật của khoa họp xét, lập danh sách có chữ ký của Trợ lý quản lý sinh viên và Trưởng khoa đào tạo gửi phòng Công tác chính trị và HSSV để xử lý (qua chuyên viên xử lý hồ sơ).
1.2. Phòng Công tác chính trị và HSSV lập danh sách trình Hội đồng xét duyệt theo định kỳ mỗi tháng 01 lần (từ 25 đến 30 hàng tháng, trừ tháng nghỉ hè, nghỉ tết) và làm Quyết định xóa tên trình Hiệu trưởng Nhà trường phê duyệt.
1.3. SV bị xóa tên nhận Quyết định tại Văn phòng khoa (qua trợ lý Quản lý sinh viên của Khoa), sau đó đến Phòng Công tác chính trị và HSSV để được cấp Giấy giới thiệu thanh toán các khoản nợ đối với các đơn vị trong trường (theo mẫu).
 2. Đối với sinh viên không đăng ký học
2.1. Sau một tháng kể từ đầu học kỳ chính, phòng Đào tạo lập danh sách sinh viên không đăng ký học ở học kỳ đó chuyển cho phòng Công tác chính trị và HSSV để phối hợp với các khoa xác định tình trạng sinh viên không đăng ký học.
2.2. Trưởng khoa chỉ đạo Trợ lý Quản lý sinh viên xác minh lý do và thông báo đến gia đình để phối hợp xử lý (thông báo gửi bảo đảm qua phòng Hành chính tổng hợp), sau khi xác minh chính xác sinh viên bỏ học, lý do bỏ học, Hội đồng kỷ luật của khoa họp xét và lập danh sách có chữ ký của Trợ lý quản lý sinh viên, Trưởng khoa đào tạo gửi  phòng Công tác chính trị và HSSV để xử lý (qua chuyên viên xử lý hồ sơ).
2.3. Phòng Công tác chính trị và HSSV lập danh sách trình Hội đồng xét duyệt và làm Quyết định xóa tên trình Hiệu trưởng Nhà trường phê duyệt.
2.4. SV bị xóa tên nhận Quyết định tại Văn phòng khoa (qua trợ lý Quản lý sinh viên của Khoa), sau đó đến Phòng Công tác chính trị và HSSV để được cấp Giấy giới thiệu thanh toán các khoản nợ đối với các đơn vị trong trường (theo mẫu).
            III. SINH VIÊN NGHỈ HỌC TẠM THỜI
Thực hiện theo Quyết định số 868 /QĐ – ĐHV ngày 02 tháng 4 năm 2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học Vinh về việc ban hành Quy định về đào tạo đại học hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ tại Trường Đại học Vinh.
           IV. HỌC VIÊN CAO HỌC XIN NGHỈ HỌC TẠM THỜI, CHUYỂN CƠ SỞ ĐÀO TẠO, CHUYỂN CHUYÊN NGÀNH
Thực hiện theo Quyết định số 3186/QĐ-ĐHV ngày 20 tháng 12 năm 2011 của hiệu trưởng Trường Đại học Vinh về việc ban hành Quy định đào tạo trình độ thạc sĩ và Quy định 959/QĐ-ĐHV ngày 10 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Vinh Về việc ban hành Quy định công tác quản lý học viên cao học.
           V. ĐỀN BÙ KINH PHÍ ĐÀO TẠO ĐỐI VỚI SV VÀ HV 
Thực hiện theo quy định của Nhà trường.
          VI. XÓA TÊN SINH VIÊN TRÊN HỆ THỐNG PHẦN MỀM
Căn cứ vào Quyết định thôi học, xóa tên, chuyển trường ... của HSSV và học viên, Trung tâm Công nghệ Thông tin phối hợp với phòng Công tác chính trị và HSSV thực hiện việc xóa tên hoặc chuyển trạng thái HSSV và HV trên hệ thống phần mềm theo quy định.
 
 

 

Nơi nhận:
- Như trên;
- Các Phó Hiệu trưởng (để biết);
- Các cơ sở đào tạo có liên kết mở lớp;
- Gửi eOffice và Website trường;
- Lưu HCTH, CTCTHSSV.
 
HIỆU TRƯỞNG
 
 
 (Đã ký)
 
 
PGS.TS. Đinh Xuân Khoa